تسجيل المدفوعات ومتابعة التحصيل

مقدمة

متابعة المدفوعات أمر حيوي لصحة مكتبك المالية. يوفر نظام ديواني أدوات متكاملة لتسجيل المدفوعات، تتبع المستحقات، والتعامل مع الفواتير المتأخرة.

تسجيل دفعة جديدة

من صفحة الفاتورة

1. افتح الفاتورة المعنية.
2. اضغط على "تسجيل دفعة" (+).
3. أدخل البيانات:

4. اضغط "حفظ".

من صفحة المدفوعات

1. انتقل إلى "المالية" > "المدفوعات".
2. اضغط "دفعة جديدة" (+).
3. اختر الفاتورة من القائمة.
4. أكمل البيانات كما أعلاه.

طرق الدفع

حالات الفاتورة

متابعة المستحقات

لوحة المتابعة

1. انتقل إلى "المالية" > "المتابعة".
2. ستظهر:
   • إجمالي المستحقات: مجموع الفواتير غير المسددة
   • المتأخرات: الفواتير التي تجاوزت أجلها
   • قائمة الفواتير مرتبة حسب الاستحقاق

فلترة الفواتير

التعامل مع المتأخرات

إرسال تذكير

1. افتح الفاتورة المتأخرة.
2. اضغط على "إرسال تذكير".
3. اختر القالب أو اكتب رسالة مخصصة.
4. اضغط "إرسال".

جدولة الدفع

للفواتير الكبيرة:

1. افتح الفاتورة.
2. اضغط "جدولة الدفع".
3. حدد عدد الأقساط ومواعيدها.
4. النظام سيتتبع كل قسط على حدة.

تقارير المدفوعات

تقرير الإيرادات

1. انتقل إلى "التقارير" > "الإيرادات".
2. اختر الفترة الزمنية.
3. ستظهر:
   • إجمالي الإيرادات
   • توزيع حسب طريقة الدفع
   • رسم بياني للتطور

تقرير المستحقات

1. انتقل إلى "التقارير" > "المستحقات".
2. ستظهر:
   • المستحقات حسب العمر (30، 60، 90 يوماً)
   • أكبر المستحقات
   • الموكلون المتأخرون

تقرير موكل معين

1. افتح صفحة الموكل.
2. انتقل إلى تبويب "المالية".
3. ستظهر:
   • تاريخ المدفوعات
   • الفواتير المعلقة
   • إجمالي التعاملات

نصائح لتحصيل فعال

• ✅ أرسل الفاتورة فور إنجاز الخدمة
• ✅ حدد تاريخ استحقاق واضح (30 يوماً مثلاً)
• ✅ أرسل تذكيراً قبل الاستحقاق بأيام
• ✅ تابع المتأخرات أسبوعياً
• ✅ وثّق جميع المدفوعات فور استلامها

النتيجة

بمتابعة المدفوعات بانتظام:

• تحافظ على تدفق نقدي صحي
• تقلل من المتأخرات
• تبني علاقات مهنية واضحة مع الموكلين
• تملك رؤية مالية شاملة لمكتبك